5 consejos para cuadrar balance de comprobación

En esta ocasión veremos un problema que comúnmente suele presentarse: cuadrar el balance de comprobación.

Por ello haremos un repaso de los errores que más se presentan y algunos consejos para detectarlos y corregirlos.

¿Cómo cuadrar errores del balance de comprobación?

Si bien es cierto que hoy en día los sistemas informáticos contables nos ahorran trabajo preparando algunos informes, como la balanza de comprobación, pero aún así al trasladar la información a un ambiente menos controlado por el sistema se suele presentar estos errores.

Así que sin más, vamos a ello.

Errores en el traspaso del libro diario al libro mayor

Estos se originan cuando cometemos equivocaciones en el traslado de los registros contables desde el libro diario al libro mayor.

Para ilustrar los errores de descuadre del balance vamos a utilizar el siguiente y único registro en el libro diario para efectos didácticos:

Ejemplo libro diario

La mayorización quedaría así:

Mayorizacion en cuentas T

Al sumar todos el Debe y Haber de todas las cuentas mayorizadas en las T, da el siguiente total:

Total mayorizacion cuentas T

Este suma de los Debes y Haberes de las cuentas T es importante tenerlo presente para las comparaciones cuando se presenta el descuadre del balance de comprobación.

Ahora pasamos a revisar los errores y consejos.


Error 1: Omitir el traspaso de un valor de una de las cuentas contables involucradas.

Asumiremos que omitimos el traspaso de los $ 35.000 de la cuenta CAJA GENERAL al mayor que está en la columna del HABER.

Al omitir ese registro la mayorización nos queda de la siguiente manera:

Ejemplo cuenta T Caja General

Entonces en el balance se ve reflejada una diferencia por $ 35.000:

Ejemplo de error 1 balance de comprobación

Consejo 1: Acá debes observar el valor total en la fila final para las columnas DEBE y HABER (SUMAS).

Al observarlas te darás cuenta que las suma del DEBE coincide con las suma de todos los DEBES que tienes en la mayorización, no así la suma del HABER que no coincide con la suma de todos los HABERES.

Esto te indica que esa diferencia por $ 35.000, es porque hay un valor de los HABERES que no se trasladó.

En este caso el problema estaba relacionado con la cuenta de CAJA GENERAL y se corrige agregando el valor donde corresponde.


Error 2: Cargar o abonar un valor en una de las cuentas por un monto mayor o menor al del asiento contable.

Asumiremos que cargamos (DEBE) en el mayor un valor menor en la cuenta GASTOS DE OFICINA por $ 2.500.000 en lugar de $ 2.550.000 que es el valor correcto.

El registro en la mayorización queda de la siguiente manera:

Cuenta T gastos de oficina

Entonces en el balance se ve reflejada una diferencia por $ 50.000:

Ejemplo de error 2 balanza

Consejo 2: Acá debes revisar el valor total en la fila final para las columnas DEBE y HABER (SUMAS), como en el caso del error anterior.

Al hacer la revisión, notarás que la diferencia es debido a que hacen falta $50.000 en algunos de los DEBES en la mayorización. 

Revisando cada una de las cuentas encontrarás que la cuenta de GASTOS DE OFICINA presenta un valor inferior justo por la diferencia de $50.000.

Se corrige modificando el valor para dejar el monto correcto.


Error 3: Cargar una cuenta en lugar de abonar o viceversa.

Asumiremos que cargamos (DEBE) en el mayor la cuenta de INGRESOS POR VENTAS en lugar de abonar.

El registro en la mayorización queda  así:

Cuenta T Ingresos por venta

Si te preguntas por qué el saldo queda en negativo representado por ( ), es porque esta cuenta es de naturaleza acreedora. 

Si quieres saber más sobre esta situación ve a este post: ▷ ¿Qué es la naturaleza de las cuentas contables?

El balance por tanto queda de la siguiente forma:

Ejemplo de error 3 balanza de comprabación

Consejo 3: Acá tienes que ir a la columnas de DEUDOR y ACREEDOR (SALDOS) y confrontar el saldo contra la mayorización para encontrar la cuenta que esta dando problema.

Una forma de detectarlo es dividir por 2 el monto de la diferencia y te dará un valor que puedas encontrar.

En este caso el valor resultante es $ 7.000.000 (14.000.000/2) y corresponde a la cuenta de INGRESOS POR VENTA.

Se corrige asignado el valor a la columna que corresponde.

Errores en el libro mayor

Aunque los errores de traslado del libro diario al libro mayor repercute en este último, también pueden haber errores exclusivos del mayor.

El error más común es:

Error 4: No sumar todos los saldos. Es decir, que algún valor se puede estar pasando por alto en la suma.

En este caso no estamos sumando el valor de la cuenta COSTO DE VENTAS por $ 3.500.000 a pesar que ha sido bien trasladado de los saldo del mayor.

Ejemplo de error 4 balance

Consejo 4: Este no tiene mucho misterio, pues se corrige revisando de nuevo la suma para detectar el error.

Errores en el traslado a columna saldos

Estos errores tienden a ser más de tipo aritmético en las columnas Deudor y Acreedor (Sumas).

Y son del siguiente tipo:

Error 5: Se anota de forma errónea los saldos. Es decir, una saldo que es de naturaleza deudora se anota como acreedora en la columna equivocada.

Por ejemplo, en la cuenta CAJA GENERAL trasladamos en saldo a la columna equivocada.

Esto genera una diferencia por $ 266.200.

Ejemplo de error 5 balance de comprobación de saldos

Consejo 5: En este caso una forma de detectarlo es dividir por 2 el valor y te dará un valor que puedas identificar en algunas de las cuentas.

En este caso el valor resultante es $ 113.100 (266.200/2) y corresponde a la cuenta de CAJA GENERAL.

Se corrige haciendo el debido traslado del saldo a la columna correspondiente.

Conclusión

Como verás son muchos los casos que se pueden presentar. Acá revisamos 5 casos que son de los más comunes. 

Puede ser más engorroso cuando se presentan más de uno a la vez. 

Pero mantén la calma. Como te puedes dar cuenta son errores que pueden ser fácilmente corregidos manteniendo un poco la concentración al momento de trasladar las cifras a la hoja de trabajo.

Lo ideal es que te apoyes mucho de Excel para controlar los valores que estas agregando.

Ahora puedes compartir tu experiencia en la casilla de comentarios.

¿Qué otro tipo de errores has encontrado?¿Cómo los has resuelto?

Y por favor, no olvides compartir a otros colegas y amigos esta información que les puede venir bien cuando se enfrenten a esta situación.

4 Comments

  1. OSCAR MORALES 17 septiembre 2020
    • Marlon Melara 23 septiembre 2020
  2. Army 5 marzo 2020
    • Marlon Melara 5 marzo 2020

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