¿Qué es el balance de comprobación y cómo hacerlo?

¿Sabías que el balance de comprobación no es un estado financiero?

A veces estamos tan acostumbrados a elaborarlo por muchos motivos que lo damos por hecho que lo es.

La pregunta es: ¿por qué no lo es?

¿Existe algo que impida que la balanza de comprobación de una empresa sea un estado financiero?¿Está normado?

Las NIIF y el balance de comprobación

A pesar que la balanza de comprobación en la contabilidad contiene a los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos y los gastos, las NIIF no norman dicho reporte financiero. 

La NIC 1, Presentación de Estados Financieros, nos dice:

Un juego completo de estados financieros comprende:

Como ves nuestro querido balance de comprobación no figura entre ellos.

Ahora que sabemos que no se incluye dentro del grupo de estados financieros, ¿como lo definimos?

Pasamos a ello:

¿Qué es el balance de comprobación en la contabilidad?

La balanza o balance de comprobación es un reporte de contabilidad financiera que sirve como hoja de trabajo, en donde se listan todas las cuentas del libro mayor que arrastran saldo y/o han tenido movimiento durante el periodo,  mostrando sus débitos y créditos y saldos a una fecha específica con el fin de comprobar los saldos y sumas que servirán de base para la elaboración y presentación de los estados financieros.

Otra definición de balance de comprobación

Es un instrumento que, como su nombre indica, sirve de comprobación de las sumas deudoras y acreedoras y de los saldos deudores y acreedores de las cuentas utilizadas durante un periodo determinado.”

José J. Alcarria Jaime – Contabilidad Financiera I

Registros precedentes a la hoja de trabajo

Para elaborar la balanza de comprobación de sumas y saldos se debe contar previamente con los siguientes registros:

1. Los asientos contables (registros en el libro diario) y
2. los pases o traspasos de los registros de diario al libro mayor.

Cuando realizamos los asientos de diario interviene el principio básico de la contabilidad: la partida doble al existir a la vez por lo menos un debe y un haber que luego mayorizamos.

En el libro mayor es donde se determina el saldo de las cuentas dado que la ecuación que se aplica es la siguiente:

Debe – Haber = Saldo (deudor o acreedor)

Las cuentas presentaran un saldo deudor o acreedor y corresponderá o no a la naturaleza de su saldo.

¿Cómo hacer la balanza de comprobación?

Este reporte, como mencionamos anteriormente, es una hoja de trabajo donde se listan las cuentas que aparecen en el libro mayor y su estructura debe ser clara y fácil de leer. 

Estructura del balance de comprobación

Se crean por lo menos cuatro pares de columnas:

1. Sumas: es el primer par de columnas que muestra las sumas del debe y haber de la cuenta, tal como se muestra en libro mayor.
2. Saldos: es el segundo par de columnas donde se muestran lo saldos resultantes de enfrentar el debe y el haber (Debe – Haber = Saldo). El saldo lo colocaremos en la columna de Deudor o Acreedor según corresponda (ver el ejemplo mostrado arriba con el caso de la cuenta de Inventarios).
3. Inventario: corresponde al tercer par de columnas donde mostraremos los saldos deudores o acreedores de las cuentas de balance que se trasladan del saldo mostrado del segundo par de columnas denominadas con el nombre de Saldos.
4. Resultados: es el cuarto par de columnas donde se ubican los saldos deudores o acreedores de las cuentas de resultados (ingresos y gastos) que se trasladan del saldo mostrado en el segundo par de columnas denominadas con el nombre de Saldos.

En la práctica contable estos cuatro pares de columnas es lo más común. 

Sin embargo, el balance de comprobación puede contar con otras columnas, por ejemplo: la clasificación de los gastos por naturaleza o función. 

Pero no es el objetivo de este post mostrar otras estructuras que vayan más allá de los cuatro pares de columnas, que es lo más usado.

📌 Te recomiendo revisar este post donde hablamos de cómo solucionar algunos problemas que se pueden presentar al elaborar esta hoja de trabajo: 5 consejos para cuadrar el balance de comprobación. ⏪

Pasos para hacer la hoja de la balanza de saldos

Seguir este proceso de forma ordenada permitirá que el reporte cumpla el propósito de verificar que las sumas sean iguales en todos los pares de columnas y comprobar a la vez la naturaleza de los saldos de cada cuenta.

Con el siguiente ejemplo te quedará más claro lo anterior.

Ejemplo de balance de comprobación en Excel

Atención: Acá mostramos la mayorización de algunas cuentas que aparecen en el ejemplo del balance de comprobación.

A partir de los registros mayorizados elaboramos el balance siguiendo las pautas ya mencionadas:

Desde el siguiente botón de descarga puedes obtener el archivo en Excel del balance de comprobación de saldos y sumas que vimos en el ejemplo:

Ahora es tu turno. ¿Qué te parece el balance de comprobación? ¿Debería ser considerado un estado financiero más? Comenta y comparte.