¿Qué es el balance general y para qué sirve?

Si está creando o dirigiendo un negocio, tienes que saber que el balance general es uno de los estados financieros básicos con lo que toda empresa debe de contar.

Es importante saber leer y comprender el balance general para saber como marcha el negocio. Así que en este post vamos a ver de qué va y para qué sirve.

¿Qué es el balance general?

El balance general o Estado de Situación Financiera es un documento financiero que representa una foto de la situación financiera de la empresa en un momento específico.

Este documento resume los activos de la organización (lo que posee), sus pasivos (lo que debe) y el patrimonio (dinero invertido en el negocio, más las utilidades).

Cuando hablamos de la situación financiera, nos referimos, por una parte, al manejo de los recursos económicos que la organización controla y, por otra, a la estructura de sus fuentes de financiamiento, es decir, qué recursos posee y de dónde provienen.

Por tanto, la situación financiera de una empresa está determinada por la interrelación de sus activos, sus pasivos y el patrimonio a una fecha específica.

El balance funciona como una balanza tradicional que tiene dos lados. Cada lado con el mismo peso para mantener la igualdad. Lo que cambiara un poco es la composición de los elementos en cada uno de los lados.

Básicamente el balance se reduce a la siguiente imagen donde los recursos son iguales a las fuentes de financiamiento:

Recursos y financiamiento Balance Genera

El balance se rige por una ecuación básica de contabilidad, que establece que los activos de la empresa deben ser iguales a la suma de sus pasivos y el patrimonio de los accionistas.

Ecuación del balance general

El estado de situación financiera (balance) matemáticamente se expresa de la siguiente manera.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Esta es la fórmula básica de la balanza contable y por ello siempre deben ser igual los totales en ambos lados de la ecuación.

Por ello decimos que un balance siempre debe cuadrar o calzar hasta en los centavos.

Si esa balanza no se mantiene igual, entonces existen cifras mal expresadas o mal transcritas que produce la diferencia.

¿Y por qué no puede estar descuadrado o desbalanceado?

Es porque la contabilidad se realiza basándose en el principio básico de la partida doble.

¿Para qué sirve el balance general?

El balance general sirve para conocer si una empresa goza de una solidez financiera.

El balance nos muestra de forma ordenada y coherente la composición financiera de la empresa en cuanto a su activo, pasivo y patrimonio neto en una fecha determinada.

Generalmente esa fecha determinada suele ser al término del año comercial que es el 31 de diciembre de cada año.

Pero el balance se puede preparar a cualquier fecha, todo ello dependiendo del objetivo o utilidad para el usuario que lo necesita.

Si soy dueño o administrador de una empresa a lo mejor necesite un balance general mensual.

El balance mensual es para tomar decisiones financieras de acuerdo a como se van desarrollando los eventos financieros. Un balance anual en este caso no sería de mucha utilidad porque se necesita un reporte que satisfaga una necesidad más inmediata.

¿Cuáles son las decisiones que puedo tomar con el balance general?

Entre los usos del balance general tenemos que este nos permite saber y tomar decisiones sobre:

  • saber cómo se están usando los recursos
  • enfocarse a la búsqueda de un mejor resultado
  • gestionar el inventario
  • mejorar la gestión de cobro a clientes
  • administrar los pagos por obligaciones de la empresa, etc.

¿Cómo se elabora el estado de situación financiera?

Estos son algunos pasos que debes seguir para la elaboración del balance general.

Recopilar la información necesaria

Asegurate de haber recopilado toda la información que necesitarás para reflejar en el documento de balance los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.

La fuente a la que debes recurrir es el balance de comprobación ajustado del que hablamos en el post del ciclo contable.

De ese balance de comprobación tomaremos los saldos actualizados de las cuentas contables para preparar el balance final.

Crear el encabezado del balance

Parece algo obvio, pero a veces son pequeños detalles que pueden olvidarse. 

El encabezado debe llevar:

  • Nombre de la entidad,
  • indicar que es un estado de situación financiera o balance general y
  • la fecha en que se ha elaborado.

Clasificar los elementos del balance

Deben mostrarse la agrupación de cada uno de los elementos del balance empezando con los activos, luegos los pasivos y finalmente los componentes del patrimonio de la empresa.

Los activos y pasivos deben ser agrupados de acuerdo a su realización.

Las cuentas de activo se ordenan según su grado de liquidez, es decir, de acuerdo a su mayor o menor facilidad de convertirse en dinero.

Las cuentas de pasivo se ordenan según su grado de exigibilidad, es decir, el tiempo menor o mayor que falte hasta que quienes nos han facilitado los recursos correspondientes exijan su devolución.

En primer lugar se presentarán los activos y pasivos a corto plazo en cada agrupación y después los elementos que fueron clasificados a largo plazo.

Enlistar y calcular los activos

Activos corrientes

Son los activos que se espera se consuman, se vendan o se conviertan en efectivo en un año. Estos activos darán ideas sobre la liquidez de la empresa. Los activos corrientes se presentan en orden de liquidez.

Activos no corrientes

Son los activos a largo plazo. Entre ellos se presentan los activos físicos que posee la compañía para el funcionamiento o proceso de producción de la empresa y que tienen una vida útil superior a un año. Los activos a largo plazo no están a la venta para los clientes de la empresa.

El cálculo de los activos totales se realiza mediante el proceso de la suma de los activos. 

Total activos = Activos corriente + Activos no corriente

Enlistar y calcular los pasivos

Pasivos corrientes

Son los que representan pagos futuros probables de activos o servicios que una empresa está obligada a realizar como resultado de operaciones anteriores. Se espera que estas obligaciones requieran el uso de activos corrientes existentes o la creación de otros pasivos corrientes.

Pasivos no corrientes

también llamados pasivos a largo plazo son obligaciones que no se espera que requieran el uso de activos corrientes.

El cálculo de los activos totales se realiza mediante el proceso de la suma de las clasificaciones de los pasivos. 

Total pasivos = Pasivos corriente + Pasivos no corriente

Enlistar y calcular el patrimonio

Patrimonio

El patrimonio o capital es el interés residual de los accionistas en los activos de la empresa. Existen dos fuentes principales de capital: el capital pagado (dinero aportado por los socios) y las ganancias retenidas (utilidades acumuladas).

Debemos sumar el total de pasivos más el total del capital contable.

Formatos de balance general

El balance general puede ser presentado de dos formas:

  • En forma de cuenta y
  • en forma de reporte.

Balance en forma de cuenta

La forma más usual de presentarlo es en forma de cuenta. Esta forma se deriva de la presentación de la fórmula de balance que ya hablamos antes: Activo totales = Pasivo totales + Capital Contable.

Esta forma de presentar el estado de situación financiera permite dar una vista rápida a la dualidad económica de la organización.

En la parte izquierda se presentan los recursos con los que cuenta la empresa (activos) y en la parte derecha se presentan las fuentes de financiamiento externas (proveedores, préstamos bancarios, etc.) e internas (capital contable).

FORMATO DE BALANCE EN FORMA DE CUENTA

Balance en forma de reporte

Esta forma del balance obedece a presentar la información de acuerdo a la fórmula de capital: Activo totales – Pasivos totales = Capital Contable.

El formato va un esquema vertical para que se pueda apreciar que el Capital Contable se obtiene por diferencia.

Balance en formato de cuenta

Ahora es tu turno. ¿Qué más puedes agregar a este tema? ¿Qué más te gustaría conocer sobre el balance general?

No olvides compartirlo. Es muy seguro que a alguien más le servirá esta información.

8 Comments

  1. Bryan Paredes 6 febrero 2020
    • Marlon Melara 6 febrero 2020
  2. Helem Espejo 29 octubre 2019
    • Marlon Melara 29 octubre 2019
  3. Carlos Acuña 17 octubre 2019
    • Marlon Melara 18 octubre 2019
  4. keit 4 septiembre 2019
    • MMelara 5 septiembre 2019

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dos × dos =