Si está creando o dirigiendo un negocio, tienes que saber que el balance general es uno de los estados financieros básicos con lo que toda empresa debe de contar.
Es importante saber leer y comprender el balance general para saber como marcha el negocio. Así que en este post vamos a ver de qué va y para qué sirve.
¿Qué es el balance general?
El balance general o Estado de Situación Financiera es un documento financiero que representa una foto de la situación financiera de la empresa en un momento específico.
Este documento resume los activos de la organización (lo que posee), sus pasivos (lo que debe) y el patrimonio (dinero invertido en el negocio, más las utilidades).
Cuando hablamos de la situación financiera, nos referimos, por una parte, al manejo de los recursos económicos que la organización controla y, por otra, a la estructura de sus fuentes de financiamiento, es decir, qué recursos posee y de dónde provienen.
Por tanto, la situación financiera de una empresa está determinada por la interrelación de sus activos, sus pasivos y el patrimonio a una fecha específica.
El balance funciona como una balanza tradicional que tiene dos lados. Cada lado con el mismo peso para mantener la igualdad. Lo que cambiara un poco es la composición de los elementos en cada uno de los lados.
Básicamente el balance se reduce a la siguiente imagen donde los recursos son iguales a las fuentes de financiamiento:
El balance se rige por una ecuación básica de contabilidad, que establece que los activos de la empresa deben ser iguales a la suma de sus pasivos y el patrimonio de los accionistas.
¿Para qué sirve el balance general?
El balance general sirve para conocer si una empresa goza de una solidez financiera.
El balance nos muestra de forma ordenada y coherente la composición financiera de la empresa en cuanto a su activo, pasivo y patrimonio neto en una fecha determinada.
Generalmente esa fecha determinada suele ser al término del año comercial que es el 31 de diciembre de cada año.
Pero el balance se puede preparar a cualquier fecha, todo ello dependiendo del objetivo o utilidad para el usuario que lo necesita.
Si soy dueño o administrador de una empresa a lo mejor necesite un balance general mensual.
El balance mensual es para tomar decisiones financieras de acuerdo a como se van desarrollando los eventos financieros. Un balance anual en este caso no sería de mucha utilidad porque se necesita un reporte que satisfaga una necesidad más inmediata.
Decisiones al usar el balance general
Entre los usos del balance general tenemos que este nos permite saber y tomar decisiones sobre:
- Saber cómo se están usando los recursos
- Enfocarse a la búsqueda de un mejor resultado
- Gestionar el inventario
- Mejorar la gestión de cobro a clientes
- Administrar los pagos por obligaciones de la empresa, etc.
¿Cómo hacer un balance general?
Estos son algunos pasos que debes seguir para la elaboración del balance general.
Recopilar la información necesaria
Asegurate de haber recopilado toda la información que necesitarás para reflejar en el documento de balance los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.
La fuente a la que debes recurrir es el balance de comprobación ajustado del que hablamos en el post del ciclo contable.
De ese balance de comprobación tomaremos los saldos actualizados de las cuentas contables para preparar el balance final.
Crear el encabezado del balance
Parece algo obvio, pero a veces son pequeños detalles que pueden olvidarse.
El encabezado debe llevar:
- Nombre de la entidad
- Indicar que es un estado de situación financiera o balance general
- La fecha en que se ha elaborado
Clasificar los elementos del balance
Deben mostrarse la agrupación de cada uno de los elementos del balance empezando con los activos, después los pasivos y finalmente los componentes del patrimonio de la empresa.
Los activos y pasivos deben ser agrupados de acuerdo a su realización.
Las cuentas de activo se ordenan según su grado de liquidez, es decir, de acuerdo a su mayor o menor facilidad de convertirse en dinero.
Las cuentas de pasivo se ordenan según su grado de exigibilidad, es decir, el tiempo menor o mayor que falte hasta que quienes nos han facilitado los recursos correspondientes exijan su devolución.
En primer lugar se presentarán los activos y pasivos a corto plazo en cada agrupación y después los elementos que fueron clasificados a largo plazo.
Enlistar y calcular cada rubro
Activos corrientesSon los activos que se espera se consuman, se vendan o se conviertan en efectivo en un año. Estos activos darán ideas sobre la liquidez de la empresa. Los activos corrientes se presentan en orden de liquidez.
Activos no corrientesSon los activos a largo plazo. Entre ellos se presentan los activos físicos que posee la compañía para el funcionamiento o proceso de producción de la empresa y que tienen una vida útil superior a un año. Los activos a largo plazo no están a la venta para los clientes de la empresa.
El cálculo de los activos totales se realiza mediante el proceso de la suma de los activos.
Total activos = Activos corriente + Activos no corriente
Pasivos corrientesSon los que representan pagos futuros probables de activos o servicios que una empresa está obligada a realizar como resultado de operaciones anteriores. Se espera que estas obligaciones requieran el uso de activos corrientes existentes o la creación de otros pasivos corrientes.
Pasivos no corrientesTambién llamados pasivos a largo plazo son obligaciones que no se espera que requieran el uso de activos corrientes.
El cálculo de los activos totales se realiza mediante el proceso de la suma de las clasificaciones de los pasivos.
Total pasivos = Pasivos corriente + Pasivos no corriente
PatrimonioEl patrimonio o capital es el interés residual de los accionistas en los activos de la empresa. Existen dos fuentes principales de capital: el capital pagado (dinero aportado por los socios) y las ganancias retenidas (utilidades acumuladas).
Debemos sumar el total de pasivos más el total del capital contable.
Ahora es tu turno. ¿Qué más puedes agregar a este tema? ¿Qué más te gustaría conocer sobre el balance general?
No olvides compartirlo. Es muy seguro que a alguien más le servirá esta información.
para que sirve un balance general de una empresa?
Hola Gabriela.
El balance general tiene por objetivo mostrar la situación financiera de la empresa a una fecha específica. Por ejemplo, al 31 de diciembre como usualmente se hace al cerrar el año la empresa presenta el valor o valuación de la empresa a través de una unidad de medida que se denomina dinero. Es decir, que el balance muestra el valor patrimonial de la empresa.
La fecha del balance puede ser cualquiera mientras puedas obtener los saldos a la fecha escogida.
Saludos.
EXCELENTE, MUY BUENO.
Gracias Felix por el comentario.
Saludos.
Muy útil la información, gracias, sería de mucha ayuda si pusiesen la fecha del artículo.
Gracias Bryan por el comentario.
En cuanto a la fecha, haremos el cambio para que aparezca.
Saludos.
Saludos.
Me gusto mucho tu información. Te cite en mi tarea de mi Master. Saludos desde California Estados unidos.
Hola Norma.
Es un gusto saber que el material compartido en este blog haya servido en tu tarea del master.
Eso me anima a seguir compartiendo y mejorando cada vez el contenido.
Saludos.
Buenas noches, gracias por la información faltaría agregar aquellos balances donde las cuentas de pasivo y patrimonio son expresadas en saldos con signos negativo. Y como se interpreta si uno de ellos presenta un signo positivo.
Hola Helem.
En el balance no pueden quedar pasivos negativos.
Las depreciaciones acumuladas, que a veces por error son identificadas como pasivos, no son pasivos. En este caso son cuentas complementarias de activo.
En el Patrimonio puede haber importes por pérdidas que se muestran como saldo negativos.
Un saldo positivo en las cuentas de pasivo es lo normal de acuerdo a la naturaleza de su saldo. Puedes revisar el post sobre ese tema desde este enlace: Naturaleza de las cuentas contables
Interesante
Gracias Carlos por tu comentario. Saludos.
excelente
Gracias Keit. Me alegra que te sirviera el post.