En esta ocasión hablaremos de los libros auxiliares de contabilidad y de la hoja de trabajo comúnmente utilizadas en el proceso contable.
Vamos conociendo en primer lugar las definiciones.
¿Qué son los libros auxiliares de contabilidad?
Estos libros complementarios de contabilidad son registros donde se anotan en forma análitica y detallada las operaciones contables de la empresa.
Los libros pueden ser de uso obligatorio o voluntario. En las legislaciones mercantiles o tributarias suelen establecer la exigibilidad de llevar estos libros. Sin embargo, los libros más comunes o principales son:
- Libro diario y
- libro mayor.
¿Cuál es la función de los libros contables?
La función de estos libros es recoger la información contable de forma estructurada que permiten el control interno.
Tipos de libros auxiliares
Pasamos a definir los libros más comunes:
Libro diario
El libro diario tiene como objeto la anotación cronológica de los asientos contables. Es decir, que la anotación es diaria.
La información recabada en este libro después es trasladada al libro mayor.
¿Qué son los asientos contables?
Los asientos contables son las transacciones que se registran en el libro diario. Su registro se hacen aplicando siempre el principio de partida doble.
Tales registros deben poseer la siguiente información:
- Fecha de registro
- Número de referencia del registro (control interno del asiento)
- Código contable de la cuenta que se carga y que se abona
- Nombre de la cuenta que se carga y que se abona
- Valores que se anotan en el debe y en el haber
El primer registro en el libro diario se llama asiento de apertura o asiento inicial.
Libro mayor
El libro mayor tiene como propósito recolectar la información pero de forma individualizada de todas las cuentas que han sido utilizadas en los asientos contables con todos sus aumentos y todas sus disminuciones.
La representación gráfica de este libro se hace por medio de un T que la conocemos técnicamente en la contabilidad como cuenta T.
Este libro sirve para:
- Establecer el movimiento y saldo de una cuenta.
- Presentar de forma resumida los datos de las cuentas en la hoja de trabajo denominada Balance de Comprobación (que veremos más adelante).
Libro auxiliar de inventario
En este libro se anotan de forma cronológica todas las entradas y salidas de las mercancías que han ingresado a las existencias de inventario. Este es una forma de control y para saber el nivel de stock que posee la empresa.
Libros de compras y libros de venta
Generalmente estos son exigibles por temas tributarios para poder controlar los impuestos sobre las compras y sobre las ventas (IVA o IGV).
En este libro sirve para llevar anotaciones de forma ordenada de la información referente a las compras y ventas realizadas.
Libros auxiliares de subcuentas
Estos libros sustentan la información presentada en el libro diario y en el libro mayor. Su objetivo es presentar información más detallada que puede facilitar el análisis de las transacciones económicas.
Libro auxiliar de vencimientos
Este registro se lleva con el objetivo de conocer el vencimiento de los saldo en las cuentas por cobrar y por pagar. Son de mucha utilidad para poder proyectar el uso del dinero por medio del flujo de caja.
¿Qué es la hoja trabajo en contabilidad?
La hoja de trabajo en contabilidad por excelencia es el balance de comprobación que tiene por objetivo presentar un resumen de los saldos mayorizados y determinar los saldos.
Sobre esta hoja hablamos ampliamente en este post que no te puedes perder: ¿Qué es el balance de comprobación y cómo hacerlo?
¿Y tú qué otros libros auxiliares conoces o has usado en la práctica contable? Deja tu comentario y no olvides compartir el post, por favor.
Profesional y consultor de negocios en marketing, administración, finanzas y contabilidad.
De qué manera los libros auxiliares sirven de apoyo a los libros principales
Hola Daruin.
Veamos la respuesta con un ejemplo:
Por ejemplo en el balance tenemos y en el libro mayor tenemos un saldo por Inventarios de $100.000 unidades monetarias. Pero no conocemos cómo se conforma… En qué tipo de mercadería es en la que empresa tienen ese saldo. Por tanto, para saber el detalle la empresa recurre a tener un registro más detallado donde seguramente va a separar los registros de un productos A de un producto B y otro producto C. Y así por todos los productos que tenga como inventario. Además de separarlos también controlara las compras, ventas, devoluciones y ajustes de estas mercaderías.
Todo ese control lo detalla en un libro adicional llamado Libro Auxiliar de Inventarios.
Y así pueden existir tanto libros auxiliares como la empresa disponga para el control específico de cada cuenta contable. Todo dependerá de las políticas y del control interno que cada empresa implemente.
Espero te ayude a comprender el apoyo que estos libros dan a los libros principales.
Saludos.
Buenos días, el Libro Auxiliar de Inventario debe cuadrar necesariamente con el saldo mensual de la cuenta Inventarios del Balance de Comprobación o Balance General?? Gracias de antemano!!
Hola Hernán.
El carácter de auxiliar es brindar más detalle sobre el saldo que se ve reflejado en los otros informes o libros contables. Por lo tanto, todo libro auxiliar debe cuadrar con el libro mayor y balance.
En algunos puede haber una diferencia, pero ínfima como diferencia de centavos.
Saludos.
Buenas noches disculpen quisiera saber cuál es el nombre del libro auxiliar que sirve de apoyo al comerciante para registrar los sueldos de los empleados. Por favor, Gracias.
Hola Gabriela.
Los nombres pueden ser muy variados. Entre ellos: libro auxiliar de sueldos, de remuneraciones, de planillas, de sueldos y salarios, etc.
Saludos.
Aquí dejaré un comentario sobre lo que pude entender sobre las ventajas y desventajas Ventajas: Agilizan las operaciones de registro y ofrecen un patrón detallado de información . Y las desventajas: No muestran las operaciones de forma ordenada.
Esto me sorprende y me gusta mucho ya que es todo muy organizado y ordenado se guardan muy bien todas las informaciones, analíticas y detallada así son los libros de contabilidad.
Gracias Lisbeth por tu comentario. Es muy valioso.
Es de tener en cuenta que justamente los libros son complementarios a los registros principales. Cuáles libros usar, sus formas, el orden y manejo de la información dependerá de las necesidades que cada negocio tenga en particular.
Por formar parte de un sistema de contabilidad presenta de igual forma ventajas y desventajas como bien señalas.
Saludos.
Que son libros de auxiliares?
Al principio del artículo lo responde.
Saludos.
quisieera saber sobre los siguientes
Proceso contable del libro principal.-
Proceso contable del libro auxiliar .-
Registro contable del libro principal.-
Registro contable del libro auxiliar.-
pudieran orientarme
Hola Kelvin.
Son temas muy amplios para explicar en un comentario. Si tienes alguna duda específica para poderla atender con gusto.
Saludos.
¿ cuál es la clasificación que tienen los libros auxiliares en el sistema de diarios múltiples ?
Hola Rosa. Dependerá de las necesidades de la empresa.
Lo que cambia es que en este sistema no hay no esta atado a realizar registros en orden cronológico.
Saludos.
Ayuda por favor en cual me orientó
Hola Josué. ¿En que necesitas orientarte? Saludos.
Cuales son los libros auxiliares de contabilidad concepto y objetivo
Hola Karen. En el post se menciona el concepto y el objeto de cada libro. De igual manera en el video que lo acompaña se explican.
Saludos.