¿Qué es el fondo de caja chica y su contabilidad?

En esta ocasión hablamos del dinero en efectivo disponible en fondo de caja chica. Abordaremos cuál es su utilidad, el control interno y la contabilidad de este.

¿Qué es el fondo de caja chica? – Definición

El fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo que se mantiene fijo en las instalaciones de la empresa para pagar las necesidades menores de efectivo que no son prácticos pagar con cheques.

Algunos ejemplos de estos pagos son:

  • Reembolsos de suministros de oficina
  • Gastos de envíos
  • Gastos de viaje menores
  • Reembolso de gasto de cafetería

Todos estos gastos se registran cuando se repone el fondo de caja. Pero eso lo abordamos más adelante.

¿Cómo es manejo de la caja chica?

Definir el proceso o control del fondo fijo en caja chica en una política es lo primero que se debe hacer. Así se cuenta con un procedimiento específico donde se especifique el uso de tal dinero.

Se designa un depositario, cajero o custodio de caja chica. Esta persona será la responsable de mantener el fondo de caja chica y de la documentación de los desembolsos realizados y de conciliar el fondo de caja pequeña en el momento de su reposición.

Ciclo del manejo del fondo de caja chica

Constitución del fondo de caja chica

Para establecer el fondo de caja chica se hace por medio de un cheque que representa la cantidad fija que asigna al cajero.

El cheque se cobra y el dinero en efectivo se coloca en una caja de seguridad (gavetero) en el que organiza las denominaciones de billetes y monedas para mejor organización del fondo.

Uso del fondo (pago de gastos)

El custodio de caja chica desembolsa dinero de caja del fondo a cambio de recibos relacionados con cualquier gasto menor como los ya citados en los ejemplos.

Cuando se realiza un desembolso del fondo, se debe colocar un recibo en la caja chica. El recibo debe establecer el monto y la naturaleza del gasto.

Los recibos se conocen como vales de caja chica.

En cualquier momento, los recibos más el efectivo restante deben ser iguales al saldo del fondo de caja chica (es decir, la cantidad de efectivo originalmente colocada en el fondo). Esto se hace a través de un arqueo de caja.

Reposición del fondo de caja chica

La reposición del fondo de caja chica significa que el cajero de caja chica solicita y recibe efectivo de la cuenta corriente de la compañía en una cantidad que devolverá el efectivo en caja a la cantidad mostrada en la cuenta del libro mayor Fondo en Caja Chica.

Este paso lo entenderemos mejor con la contabilización que veremos a continuación.

Contabilidad de la caja chica

Se establece un fondo fijo por US$ 1.000 por medio de cheque de cuenta corriente No. 8910.

El registro del fondo queda de la siguiente forma:

Asiento contable constitucion de fondo de caja chica

A medida se incurre en gastos, el efectivo en la caja se va agotando y necesario solicitar la reposición de ese dinero.

El cajero prepara reporte detallando los gastos pagados en una liquidación de gasto o solicitud de reposición de caja chica.

Tenemos los siguientes gastos:

  • Gastos de papelería US$ 430
  • Gastos de correspondencia enviada US$ 10
  • Gastos varios US$ 90

Esto hace un total de US$ 530

Debemos tener en cuenta que el fondo en caja chica no se ve afectado. Es decir que contablemente se mantiene fijo ese valor en la cuenta contable.

Sin embargo, alguna práctica de algunos contadores es que la cuenta de caja chica se vea afectada por las transacciones que se han producido.

Acá te mostraré las dos formas.

Los ejemplos muestran la esencia de la transacción. La forma puede ser diferente en cada caso respecto a los nombres de las cuentas que pueden diferir de acuerdo al catálogo de cuentas que uses o la normativa contable que aplique en tu país.

  • Sin afectar la cuenta contable del fondo fijo (me quedo con esta):
Asiento contable gastos caja chica
  1. Afectando la cuenta contable de la caja chica:
Asiento afectando fondo caja chica

Contabilización de errores/diferencias en el fondo

El manejo de efectivo siempre es propenso a errores ocasionales que hagan que el fondo de caja esté descuadrado respecto al saldo fijo que se refleja en el libro mayor.

La suma del efectivo y los recibos diferirá del saldo correcto de la Caja Chica.

Esto podría ser el resultado de errores simples, como errores matemáticos al hacer cambios, o tal vez alguien no pudo proporcionar un recibo por un gasto apropiado.

Cualquiera sea la causa, el efectivo disponible debe volver al nivel establecido como base.

Tenemos estos gastos más una diferencia por errores:

  • Gastos de papelería US$ 430
  • Gastos de correspondencia enviada US$ 10
  • Gastos varios US$ 90
  • Error cuadre (arqueo) US$ 5
  • El registro (sin afectar la cuenta del fondo fijo) quedaría:
Asiento contable diferencia en caja chica

Control interno para la caja chica

El dinero en caja chica es efectivo y, aunque el monto del fondo del que estamos hablando puede ser pequeño, todavía existe el riesgo de fraude o robo.

Los controles establecidos y descritos a continuación pueden ayudar a mitigar ese riesgo:

  1. Haga que una persona de respaldo maneje el fondo de caja chica. Cuente el efectivo y los comprobantes antes de transferir las responsabilidades de efectivo a la persona de respaldo.
  2. Antes de que se pueda reponer el fondo de caja chica, la persona que escribe el cheque en el fondo de caja chica debe cotejar todos los comprobantes y el efectivo disponible en el fondo de caja chica total.
  3. Mantenga el fondo de caja chica en un lugar cerrado (p. Ej., Cajón o caja de seguridad).
  4. No haga que el fondo de caja sea demasiado grande, ya que puede ser objeto de robo.
  5. En los casos que se consideren necesarios, un gerente o auditor interno puede realizar arqueos de caja (anunciadas o no anunciadas) del fondo de caja chica para garantizar el equilibrio del fondo y los comprobantes.
  6. Los comprobantes de caja chica deben numerarse secuencialmente para garantizar su integridad y responsabilidad.

¿Qué te ha parecido el manejo de la caja chica y sus asientos contables? No olvides comentar y compartir este post a colegas y amigos.

4 Comments

  1. Jimena 11 febrero 2020
    • Marlon Melara 11 febrero 2020
  2. Marcela 6 febrero 2020
    • Marlon Melara 6 febrero 2020

Leave a Reply

20 + nueve =