Arqueo de caja ¿qué es y cómo hacerlo?

Este tipo de control forma parte del kit básico de controles del efectivo, como lo es también la conciliación de saldos bancarios, y que debes tener muy en cuenta.

Acá tienes el archivo

¿Qué es un arqueo de caja?

El arqueo de caja es una herramienta de control interno que nos permite analizar las transacciones del dinero en efectivo durante un periodo de tiempo determinado.

¿Para que sirve un arqueo de efectivo?

El objetivo principal del arqueo es el cuadre de la caja.

En palabras más técnicas:

el propósito es comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo y que por lo tanto el saldo que presenta la cuenta sea igual al de la caja; el cual debe estar respaldado por dinero en efectivo, cheques o vales.

Pero el propósito va más allá del simple cuadre de efectivo.

Otra cosa que se busca con los arqueos, es verificar el uso adecuado del dinero asignado y/o recibido por las personas responsables.

¿Cuándo y por quienes debe realizarse?

Los arqueos pueden programarse al final de la semana o mes, según convenga a los controles de la empresa.

Sin embargo, una adecuada política de control interno requiere que los arqueos se realicen también de manera sorpresiva en fechas no previstas por el cajero.

Es decir, independientemente de los arqueos programados, siempre deben realizarse los arqueos sorpresivos.

Se aconseja que la persona que realiza los arqueos sorpresivos sea diferente a la persona asignada para los arqueos programados.

Cómo hacer el arqueo

Estos son algunos pasos que se pueden realizar en el arqueo de caja.

Ten en cuenta que los pasos pueden variar de acuerdo a las políticas de la empresa.

  1. Solicitar la última documentación girada para practicar el corte documentario.
  2. El responsable de la caja en presencia del trabajador responsable del arqueo entrega la documentación.
  3. El responsable de realizar el arqueo procede al conteo y confirmación del saldo.
  4. Efectúa acta de cierre del arqueo detallando en ella las diferencias detectadas y cualquier otra observación al uso de efectivo de acuerdo a las políticas de la empresa.
  5. Entrega una copia del acta al responsable de la caja y otra copia pasa al departamento de contabilidad.

Después de terminar el arqueo en contabilidad se debe analizar el acta para realizar los registros contables respecto a los sobrantes y faltantes de caja.

Estos asientos estarán sujetos a las políticas contables que posea la empresa.

En el caso que existan faltantes usualmente se plantean dos alternativas:

  1. Cobrar el faltante al cajero
  2. Considerar el faltante como un gasto para la empresa

Los sobrantes generalmente se registran a otros ingresos.

En este video se explica el registro de las diferencias por ajuste proveniente del arqueo de caja.

Formato de arqueo de caja en Excel

Este modelo te puede servir para diseñar tu propio formato adaptado a las necesidades de tu negocio.

Acta de arqueo de caja general ejemplo

Acá otro ejemplo para descargar:

Asientos por diferencia en arqueo de caja general

Los siguientes asientos muestran los registros en diferentes casos de diferencias en el arqueo de caja general:

  1. Faltante de $2 que se tratará como ajuste al otros gastos.
  2. Faltante de $250 que se cargará a cuenta por cobrar al cajero.
  3. Sobrante de $5 que se tratará como ajuste a otros ingresos.
Asientos contables ajuste arqueo de caja general

Como te darás cuenta el arqueo de caja y los asientos contables que se pueden derivar de su elaboración no son complicados. Sin embargo, es muy importante que se siga adecuadamente el proceso de control.

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